Porady jako nástroj sdílení znalostí

Chci-li svou znalost někomu sdělit, potřebuji se rozhodnout, jak to udělám. To mimo jiné znamená, že si musím vybrat nějaký prostředek komunikace – médium. To, jaké zvolím, může být ovlivněno mými postoji, dovednostmi, zkušenostmi, ale také zvyklostmi v organizaci. Pokud všichni mí kolegové používají pro komunikaci Skype, budu mít tendenci se tomu přizpůsobit. Stejně tak, jsou-li všichni zvyklí hledat podstatné informace na nástěnce, bude to jedno z prvních médií, které budu pro předání znalosti zvažovat. Nicméně mou volbu může ovlivnit i to, jak užitečný se mi tento prostředek komunikace jeví, jak snadné a jak příjemné je pro mne jej použít. Významný vliv pak může mít schopnost média přenášet kromě faktického sdělení další informace (gesta, tón hlasu, výrazy obličeje), a to často v kombinaci s povahou či obsahem dané znalosti.

Pokud je znalost snadno zachytitelná pomocí slov, čísel či jiných symbolů, volí lidé často jako prostředek sdělení fyzický dokument (například sepíšou znalost do podoby manuálu), popíšou podstatu znalosti v e-mailu nebo třeba vytvoří letáček. Ale v případě, že znalost je velmi kontextově specifická, má velký podíl tzv. tacitní (obtížně vyjádřitelné a zkušenostmi ovlivněné) složky, lidé častěji volí osobnější a komunikačně vydatnější média jako je osobní rozhovor nebo porady. Tyto prostředky totiž umožňují předat bohatší informace a mluvit přirozeným způsobem. Navíc podněcují okamžitou zpětnou vazbu a tím i lepší přizpůsobení (například rychlosti předávání) příjemcům a relativně snadné ověření porozumění znalosti. Také spoluutvářejí pocit důvěry mezi nositelem a příjemcem znalosti, který je pro sdílení znalosti důležitý.

Právě porady jsou častým nástrojem pro předávání informací a znalostí v organizacích. Bohužel často nejsou tak užitečné, jak by mohly být. Ke klasickým prohřeškům patří protahování porad, probírání záležitostí, které se netýkají všech účastníků, či nesoustředěnost účastníků na obsah porady. Je proto užitečné mít na paměti aspoň základní zásady týkající se porad: 1) rozhodnout se, zda je skutečně porada zapotřebí, 2) určit cíle porady a podle nich zvolit typ porady, 3) rozhodnout se, kdo musí být přítomen, 4) pokud je zapotřebí příprava účastníků na poradu, včas rozeslat podklady, 5) udržovat soustředění porady na dosažení závěrů/výstupů, 6) dát prostor všem účastníkům a povzbuzovat je v zapojení a 7) zachytit alespoň hlavní závěry z porady v podobě zápisu.

Za zmínku určitě stojí, že existují i specifické formáty porad, jejichž cílem je kolektivní tvorba a předávání znalostí. Řadí se k nim například after action review (porada zaměřená na zhodnocení projektu s cílem poučit se pro příště), asistenční schůzka (tým se radí s lidmi z jiných organizací či útvarů a čerpá inspiraci z jejich zkušenosti), zákuskové schůzky (méně formální akce s drobným občerstvením doplněné prezentací/přednáškou či diskusí o nějakém pracovním postupu), schůzky cíleně zaměřené na předání znalostí (například v případě odchodu klíčové osoby do důchodu) či world café (hromadné strukturované sdílení zkušeností a názorů a hledání odpovědí na dané otázky). Více informací o těchto poradách se dozvíte na našem workshopu Porady jako nástroj sdílení znalostí. Nabízíme také možnost některou z těchto porad vyzkoušet při řešení Vašeho tématu týkajícího se práce s lidmi.