4. 4. 2020

Analýza faktorů, které ovlivňují sdílení znalostí v organizaci

Tato analýza doplňuje Analýzu intenzity sdílení znalostí v organizaci. Zaměřuje se detailněji na vybrané aspekty, které mohou mít na samotnou intenzitu sdílení znalostí vliv. Aktuálně nabízíme k analýze například tyto:

  • charakteristiky organizační kultury, včetně bližšího zaměření na vnímanou podporu ze strany organizace zaměstnanci a analýzu míry důvěry v organizaci,
  • charakteristiky zaměstnanců, včetně bližšího zaměření na jejich motivaci ke sdílení znalostí, míru commitmentu (závazku vůči organizaci), angažovanosti a spokojenosti,
  • nastavení řízení lidských zdrojů v organizaci zahrnující jak styl řízení vedoucích pracovníků, tak nastavení vybraných personálních procesů.

Tuto analýzu doporučujeme v případech, že:

  • máte pocit, že komunikace u Vás v organizaci nefunguje tak, jak by ideálně měla,
  • potřebujete zlepšit řešení problémů, např. máte pocit, že stále dokola „vynalézáte kolo“ a ztrácíte tak čas,
  • se potýkáte se ztrátami cenných znalostí (know-how), např. v důsledku odchodu seniorních zaměstnanců,
  • podstatou Vaší konkurenční výhody je intenzivní práce se znalostmi zaměstnanců a inovativnost,
  • cítíte potřebu změny v přístupu k zaměstnancům, chcete podpořit jejich angažovanost, či
  • Vám záleží na tom, jak Vás vnímají stávající zaměstnanci – pečujete o organizační kulturu,

a zároveň pociťujete nedostatek informací o následujících skutečnostech:

  • míře sdílení informací a znalostí v organizaci, a to mezi zaměstnanci či jednotlivými odděleními,
  • důvodech, proč zaměstnanci sdílí (nebo nesdílí) ve Vaší organizaci své znalosti a informace s ostatními,
  • faktorech, které práci se znalostmi a informacemi ve Vaší organizaci ovlivňují,
  • co změnit a co zachovat a rozvíjet v oblasti řízení lidských zdrojů, abyste podpořili sdílení znalostí v organizaci,
  • jak zaměstnanci vnímají organizační kulturu a kompetentnost svých nadřízených.

FAQ

1) Proč si nechat analýzu udělat?

Sdílení znalostí snižuje riziko ztráty cenných znalostí v případě, že zaměstnanec opustí organizaci. Zároveň, dle výsledků řady studií, sdílení znalostí přispívá k vyšší produktivitě a vyšší výkonnosti organizace, k lepšímu a rychlejšímu řešení problémů, či k snižování nákladů. Nižší bývají například náklady na adaptaci nováčka v organizaci. Rovněž opakované použití znalosti a vyhnutí se opakování stejných chyb vede k snížení nákladů. Navíc sdílení znalostí podporuje inovativnost organizace a přispívá k lepšímu porozumění zákazníkům, dodavatelům a dalším zájmovým skupinám.

Analýzu lze využít jako základní krok k identifikaci prostoru pro zlepšení v oblasti podpory sdílení znalostí i ke zlepšení fungování organizace a mezilidských vztahů v organizaci. Získat můžete i představu, co je vhodné odbourat, neboť to již teď sdílení znalostí ztěžuje.

Nabízená analýza:

  • Ukazuje místa, na něž je vhodné se zaměřit, má-li dojít k intenzivnějšímu sdílení znalostí v organizaci.
  • Odkrývá faktory, které sdílení znalostí v organizaci ovlivňují.
  • Odhaluje úzká místa v komunikaci a nastavení procesů souvisejících se sdílením informací a znalostí uvnitř firmy.
  • Podchycuje pohled zaměstnanců na organizační kulturu a management organizace.
  • Zachycuje představy zaměstnanců o vlastní kompetentnosti pro výkon práce.
  • Shrnuje přednosti současného stavu a ukazuje prostor pro zlepšení.

Zobrazit odpověď k otázce

2) Komu je analýza určena?

Analýza je vhodná především pro management firem, který:

  • Chce zjistit, jak firmu vnímají zaměstnanci, a posílit angažovanost zaměstnanců.
  • Chce zjistit, jak napomáhá stávající nastavení řídicích postupů sdílení informací a znalostí v organizaci, a usiluje o větší inovativnost, vyšší výkonnost, nebo snížení nákladů.
  • Potřebuje inspiraci a tipy, na co se zaměřit, pro zvýšení intenzity sdílení informací a znalostí v organizaci.

Dotazník, jeho vyhodnocení a následná doporučení jsou vyvinuty pro potřeby středních a velkých firem. Využití je však možné i v menších organizacích či v nepodnikatelském sektoru. Velikost organizace a její typ je zohledňován v předkládaných doporučeních.

Zobrazit odpověď k otázce

3) V čem spočívá podstata nabízené analýzy?

Základním nástrojem pro sběr dat potřebných k analýze je dotazník, který sleduje ukazatele měřící kvalitu řízení, kvalitu lidských zdrojů a pracovního života v podmínkách dané organizace s akcentem na jejich vliv na sdílení informací a znalostí v organizaci a výkonnost organizace. Ukazatele jsou součástí několika základních tematických celků, tzv. modulů. Analýza všech modulů pak podává komplexní obrázek o organizačním klimatu ovlivňujícím sdílení znalostí, a to prostřednictvím subjektivního hodnocení zaměstnanců podniku. 

Zobrazit odpověď k otázce

4) Jaké moduly si v rámci této analýzy můžeme vybrat?

Doporučujeme, aby této analýze předcházela Analýza intenzity sdílení znalostí v organizaci. Užitečné je následně provést komplexní šetření, tj. s využitím všech modulů. Nicméně dle preferencí Vaší organizace lze provést i výběrové šetření (zaměřit se jen na konkrétní oblasti), které Vás zajímají a aplikovat jen zvolené moduly.

Dotazník se skládá z těchto modulů:

Modul 1: Organizační kultura

Hodnoceny jsou aspekty organizační kultury ovlivňující sdílení informací a znalostí v organizaci. Pozornost je věnována tomu, zda zaměstnanci mají pocit, že je organizace podporuje. Tento modul zkoumá také stávající míru důvěry v organizaci.

Modul 2: Nastavení řízení lidských zdrojů

V rámci tohoto modulu je posuzován i styl řízení vedoucích pracovníků, zda podporuje sdílení informací a znalostí v organizaci, a zda má důvěru ze strany podřízených. Dále je hodnoceno, do jaké míry současné nastavení postupů řízení lidských zdrojů v organizaci podporuje sdílení znalostí. Pozornost je zaměřena na tyto personální činnosti: 1) zajišťování pracovní síly, 2) organizace práce, 3) retence a propouštění, 4) řízení pracovního výkonu, 5) řízení kariéry, 6) odměňování, 7) vzdělávání a rozvoj, 8) péče o zaměstnance.

Modul 3: Charakteristiky zaměstnanců

V rámci tohoto modulu je v základu zjišťována sebedůvěra zaměstnanců ve vlastnictví schopností, znalostí a předpokladů žádoucích pro sdílení znalostí a informací v organizaci. Je také zjišťováno, jaký typ motivace pro sdílení informací znalostí u zaměstnanců převažuje. Doplňkově může tento modul měřit i míru commitmentu (závazku vůči organizaci), angažovanosti či spokojenosti.

Zobrazit odpověď k otázce

5) Je možné identifikovat jednotlivé respondenty?

V rámci šetření jsou dodržována etická pravidla. Organizaci je předána souhrnná zpráva neumožňující identifikaci jednotlivých respondentů. Pokud se z organizace zapojí jen malý počet respondentů, nejsou z důvodu zachování anonymity respondentů vyhodnocovány identifikační otázky (věková kategorie, pohlaví, kategorie doby zaměstnání v organizaci apod.).

Zobrazit odpověď k otázce

6) Kolik analýza stojí?

Cena závisí na počtu a zaměření zvolených modulů, předpokládaném počtu respondentů, způsobu distribuce dotazníků, použitých jazykových mutacích a na domluveném způsobu předání výsledků. Součástí může být nejen zaslání výsledků e-mailem či prezentace výsledků v dané organizaci, ale také workshop navazující na výsledky a hledající cesty ke změně a dalšímu rozvoji.

Zobrazit odpověď k otázce

7) Jak náročná je administrace dotazníku?

Tato analýza může být zaměřena na celou organizaci, nebo jen na skupinu či skupiny zaměstnanců, u níž je sdílení znalostí pro organizaci klíčové.

Před samotnou realizací je vhodné seznámit zaměstnance předem se záměrem provádět výzkum (např. prostřednictvím nástěnky, podnikového časopisu či porady). Zaměstnanci by také měli být informováni o důvodech, proč vedení podobný průzkum organizuje. Vedení by rovněž mělo zdůraznit zaručení anonymity údajů. Zaměstnanci nebudou nikde v dotazníku uvádět své jméno. Budou sice požádáni o vyplnění identifikačních údajů (pohlaví, věková kategorie, nejvyšší dosažené vzdělání, kategorie doby zaměstnání v organizaci), nicméně tyto údaje jsou při analýze brány v potaz, jen pokud se zapojí dostatečný počet respondentů z dané organizace, aby bylo možno zachovat anonymitu respondentů.

Sběr dat je založen na samovyplňování, tj. vyplňování je zcela v respondentově režii. Metoda samovyplňování je zvolena záměrně z důvodu její nižší finanční a organizační náročnosti, ale také psychicky vnímaného komfortu a klidu respondenta.

Dotazník je distribuován většinou elektronicky. Odkaz na dotazník mezi zaměstnance rozešle kontaktní osoba z dané organizace. Délku vyplňování dotazníku ovlivňuje počet modulů, které si zvolíte. Pokud byste si zvolili jen základní modul (Modul 1), tak vyplnění dotazníku trvá přibližně 15 minut.

Zobrazit odpověď k otázce

8) Máme mezi zaměstnanci cizince. Nabízíte šetření i v angličtině?

Ano, dotazník pro sběr dat je k dispozici v české i anglické jazykové verzi. Také souhrnná zpráva může být v případě Vašeho zájmu napsána v angličtině.

Zobrazit odpověď k otázce