Kdy je školení v time managementu užitečné

Jedním ze zdrojů, které máme pro práci k dispozici, je náš čas. Není to jen tak ledajaký zdroj. Mimo jiné je nenahraditelný a neobnovitelný – čas, který promarníte, Vám již nikdo nevrátí. Potřebujete jej také nejednou k získání dalších zdrojů, například pro naučení se nové dovednosti. Je také cenný, ale jeho cena závisí na okolnostech – jinou hodnotu například může mít hodina času v období klidu a výrazně jinou, když se na Vás začnou valit úkoly z různých stran a přestáváte stíhat. Jiní (šéf, kolegové) si také mohou začít na Váš čas dělat nárok, například vymyšlením dalšího byrokratického formuláře, který musíte vyplňovat, nebo pokecem o nepracovních záležitostech, což může snižovat prostor, který jste si vyhradili pro řešení Vašich pracovních záležitostí. Jako užitečné se proto jeví osvojit si základy řízení času a naučit se lépe s časem zacházet.

Co je to time management

Time management (alias řízení času) je dovednost, která spočívá v osvojení si určitých principů a technik. Ty nám ve svém souhrnu pomáhají určovat priority úkolů a podle priorit plánovat práci, soustředit se na prioritní úkoly, chránit svůj čas a průběžně monitorovat, jak si vedeme, a případně své plány přizpůsobovat změnám podmínek.

Přínosy time managementu

Díky time managementu strávíme více času prioritními úkoly. A to má řadu pozitivních efektů, jak potvrzují odborné studie (např. Aeon a Aguinis 2017; Claessens et al. 2007; Häfner et al. 2014; König et al. 2013; Adams a Jex 1999; Bond a Feather 1988). Time management zvyšuje náš pocit, že máme čas pod kontrolou, že dokončíme prioritní úkoly včas. Sílí v nás pocit, že jsme efektivnější a výkonnější. To následně vede k vyšší spokojenosti a optimismu, prospívá našemu zdraví, zvyšuje naši sebeúctu. Naopak snižuje to pocity stresu, úzkosti, beznaděje, či pocity konfliktu mezi prací a rodinnou a nemožnosti jejich sladění. Nemáme také tak silnou tendenci k prokrastinaci (tj. k vyhýbání se sice rozumově důležitým, ale pocitově neatraktivních činnostem).

Přínosy time managementu

Co ovlivňuje užitečnost školení v time managementu

Ne vždy ale absolvování školení v time managementu bude přínosné. Proč? Důvody lze rozdělit do dvou základních skupin – může za to buď kontext, ve kterém se pohybujeme, nebo my sami, tedy naše osobnost – především motivace a postoje.

Kontext

Z kontextu mohou hrát ve vztahu k našemu řízení času roli mimo jiné tzv. časové struktury a sociální normy (viz např. (Aeon a Aguinis 2017).

Časové struktury souvisí s takovými aspekty mimo naši kontrolu, které se týkají načasování, doby trvání, frekvence apod. a které musíme z nějakého důvodu respektovat a v rámci nich se se svým plánováním času pohybovat. Klasickým příkladem může být provozní doba budovy nebo stanovené termíny dílčích milníků projektu.

Sociální normy zase souvisí s lidmi, se kterými pracujeme, a firemní kulturou. Mohou omezovat náš time management skrze tzv. sociální tlak. Takže například byste díky plánování a soustředění se na priority mohli skončit v práci ve dvě, ale zůstáváte do čtyř, protože dřívější odchod by mohl vzbudit nelibost a nepochopení kolegů či podezřívavost šéfa. Pokud se tedy budete pohybovat v prostředí, které efektivnímu řízení času není nakloněno, absolvování školení o tom, jak lépe nakládat s časem Vám moc nepomůže – stejně vlivem okolí dříve nebo později sklouznete do starých kolejí.

Osobnost

Pokud jde o naši osobnost, významný vliv bude mít naše přemýšlení o čase. Pokládáme jej za vzácný zdroj, se kterým je zapotřebí dobře hospodařit, nebo ne? Pokud ne, naše schopnost a motivace čas řídit bude výrazně nižší. Určitou roli bude mít i náš přístup k slaďování práce a soukromí. Ti, kteří se snaží striktně rozdělovat práci a soukromí, si obvykle z klasických školení time managementu odnesou více než ti, jimž hranice mezi prací a soukromí více méně splývají a je pro ně naprosto v pořádku například řešit pracovní e-maily a telefonáty během dovolené.  

Výzkumy (například Kaufman-Scarborough a Lindquist 1999) ukazují, že na přínos školení time managementu mohou mít vliv i naše časové preference. Zde se rozlišuje, zda je máte monochronní nebo polychronní. V prvním případě preferujete soustředit se vždy jen na jednu činnost. Bude Vám proto bližší klasický time management se svým plánováním, rozdělováním času a určováním priorit. A pravděpodobně si z výcviku odnesete více, než kdyby Vaše časové preference byly polychronní. Polychronní časové preference totiž znamenají, že Vám vyhovuje řešit dva či více pracovních úkolů najednou, nevadí Vám jejich překrývání a přerušování a bude pro Vás přínosnější flexibilnější přístup k řízení času. 

Zmíněné prvky osobnosti mohou mít vliv na Vaši motivaci si něco z kurzu time managementu odnést, začít používat ve svém životě, a dosáhnout tak pozitivní změny. Mohou ovlivnit i to, co konkrétně Vás z oblasti řízení času osloví a přijde Vám užitečné.

Co si ujasnit před absolvováním školení o řízení času

Závěrem

Řízení času je dovednost, která může významně zvýšit naši duševní pohodu a podpořit i naši výkonnost. Nicméně ne u všech stejnou měrou. Klíčovou bývá naše motivace začít lépe se svým časem hospodařit a ochota zavést plánování dle priorit do našeho života. Nelze však přehlížet ani vliv prostředí, ve kterém se pohybujeme. To může naši snahu lépe hospodařit s časem podpořit, nebo naopak podkopat.

Chcete si osvojit zásady řízení času?

Chcete zlepšit svou spokojenost či výkonnost?

Toužíte dostat svůj čas pod kontrolu?

Podívejte se na videokurzy o řízení času, které jsme pro Vás připravili.

Jak podpořit svou výkonnost II:
Ovládněte základy time managementu

Nestíháte? Tušíte, že by Vám pomohlo plánování, ale nevíte, jak začít? Máte na sobě občas příliš mnoho úkolů a nevíte, který upřednostnit? Řešíte úkoly tak, jak Vám přistanou na stole, a zpětně litujete, že jste měli jejich priority určit jinak? Pojďte se inspirovat na náš webinář, jak lépe pracovat se svým časem, a ovládněte základy time managementu.

Zjistěte, jak dostat svůj čas pod kontrolu. Pochopte, proč pomáhá nastavení cílů. Naučte se efektivně plánovat a určovat priority. Překvapte své blízké svou organizovaností. Zvyšte svou výkonnost zaměřením se na ty správné aktivity.

Více o obsahu zde.

Délka záznamu: 1 hodina

Ukázky:

Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte základy time managementu
Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte základy time managementu
Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte základy time managementu
Koupit záznam

Jak podpořit svou výkonnost III:
Osvojte si pokročilé zásady time managementu

Nestíháte? Tušíte, že někde ztrácíte čas, ale nevíte kde? Máte pocit, že by Vám mohla pomoci větší koncentrace na daný úkol, ale pořád Vás někdo vyrušuje? Propadáte lítosti nad věcmi, co se odehrály v minulosti? Přemýšlíte někdy, zda si vůbec můžete vzhledem k množství úkolů dopřát přestávku? Komunikujete efektivně? A víte, jak zvládnout nával příchozí pošty či množství materiálů, co máte prostudovat? Pojďte se inspirovat na náš webinář, jak ještě lépe pracovat se svým časem, a osvojte si pokročilé zásady time managementu.

Zjistěte, jak dostat svůj čas pod kontrolu. Zvyšte svou výkonnost díky vyššímu soustředění. Odhalte tajemství analýzy využívání času. Uvědomte si, které záležitosti nechat plavat. Naučte se efektivně komunikovat a vyřizovat písemnosti. Dostaňte svou organizovanost ještě na vyšší úroveň.

Více o obsahu zde.

Délka záznamu: 1 hodina 5 minut

Ukázky:

Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte pokročilé zásady time managementu
Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte pokročilé zásady time managementu
Ukázka ze záznamu webináře Ovládněte pokročilé zásady time managementu
Koupit záznam

Použité zdroje

ADAMS, G.A. a S.M. JEX, 1999. Relationships between time management, control, work-family conflict, and strain. Journal of occupational health psychology [online]. 4(1), 72–77. Dostupné z: doi:10.1037/1076-8998.4.1.72

AEON, B. a H. AGUINIS, 2017. It’s about time: New perspectives and insights on time management. Academy of Management Perspectives [online]. 31(4), 309–330. Dostupné z: doi:10.5465/amp.2016.0166

BOND, M.J. a N.T. FEATHER, 1988. Some Correlates of Structure and Purpose in the Use of Time. Journal of Personality and Social Psychology [online]. 55(2), 321–329. Dostupné z: doi:10.1037/0022-3514.55.2.321

CLAESSENS, B.J.C., W.V. EERDE, C.G. RUTTE a R.A. ROE, 2007. A review of the time management literature. Personnel Review [online]. 36(2), 255–276. Dostupné z: doi:10.1108/00483480710726136

HÄFNER, A., V. OBERST a A. STOCK, 2014. Avoiding procrastination through time management: An experimental intervention study. Educational Studies [online]. 40(3), 352–360. Dostupné z: doi:10.1080/03055698.2014.899487

KAUFMAN-SCARBOROUGH, C. a J.D. LINDQUIST, 1999. Time management and polychronicity:Comparisons, contrasts, and insights for the workplace. Journal of Managerial Psychology [online]. 14, 288–312. Dostupné z: doi:10.1108/02683949910263819

KÖNIG, C.J., M. KLEINMANN a W. HÖHMANN, 2013. A field test of the quiet hour as a time management technique. Revue europeenne de psychologie appliquee [online]. 63(3), 137–145. Dostupné z: doi:10.1016/j.erap.2012.12.003