doc. Ing. Jana Matošková, Ph.D.
Kolik denně dostáváte e-mailů? 10? 50? 200? A zvládáte ještě jejich příval, anebo už máte pocit zahlcení? Pojďme se na to podívat. Projděte si níže uvedený check-list a zhodnoťte, s kolika výroky souhlasíte. Čím vyšší počet souhlasů, tím větší pravděpodobnost, že se už dostal počet příchozích e-mailů mimo Vaši kontrolu a tzv. zahlcení e-maily se Vás týká.
Co je to zahlcení e-maily
Zahlcení e-maily je jednoduše situace, kdy máte pocit, že e-mailů už je tolik, že se to vymyká vaší kontrole. Běžně k němu dochází u znalostních pracovníků, například manažerů či akademických pracovníků. Výzkumné studie ukazují, že pocit zahlcení vede k úzkosti, beznaději, stresu, poklesu produktivity a nejednou i k narušování hranice mezi prací a soukromím.
Příchozí e-maily nás nejednou také vyrušují od práce, na kterou se potřebujeme soustředit. Málokdo odolá tomu mrknout se, kdo a co mu píše, pokud mu přijde hláška, že má novou zprávu. A to, i kdyby si předem říkal, že se teď musí soustředit na zpracovávání toho a toho reportu. Následně tak může docházet k prokrastinaci – odložení důležitého, ale náročného úkolu, ve prospěch okamžitého vyřízení (nejednou méně důležitého) e-mailu. Anebo mohou vznikat časové ztráty. Člověk se totiž musí následně vrátit v myšlenkách zpět k tomu, co a jak chtěl napsat, než mu e-mail přišel. To samo o sobě nemusí trvat moc dlouho, třeba minutu, ale pokud dostanete denně e-mailů 50, 100, 200, tak se to naskládá.
Co k zahlcení e-maily přispívá
K pocitu zahlcení e-maily přispívá určitě samotný vysoký počet příchozích e-mailů. Přece jen díky tomu, že e-mail je rychlý, nízkonákladový, asynchronní a fungující na dlouhou vzdálenosti, si vydobyl čestné druhé místo v používaných nástrojích komunikace. Nejednou tak lidé vyřizováním e-mailů tráví více než hodinu ze své pracovní doby. Navíc pro řadu pracovních pozic představují e-maily významný zdroj informací pro jejich práci. Není proto divu, že 70 % e-mailů příjemci zobrazí během 6 sekund, a do 2 minut už je to 85 % příchozích e-mailů. K tomu přispívá nejednou i očekávání okamžitých odpovědí, které je pro některé organizace typické a prosazované managementem.
Bohužel se ukazuje, že více než polovina příchozích e-mailů neobsahuje dostatek informací pro jednání a příjemce si je musí dodatečně zjišťovat. Vyřízení některých e-mailů také vyžaduje realizaci několika následných kroků, například zjištění potřebných informací od dalších osob pro finální rozhodnutí. A to všechno chce čas.
Nelze nevzpomenout v souvislosti se zahlcováním e-maily ani časté posílání kopií e-mailů mnoha dalším příjemcům, kteří o to nejednou ani nestojí, či nevhodné používání funkce „odpovědět všem“.
Co při zahlcení e-maily pomáhá
Existuje řada doporučení, co dělat, abychom příval e-mailů zvládali. K základním radám patří, že vyřizování e-mailů se máme cíleně věnovat jen 2x-4x denně. Neměli bychom být na příjmu neustále. Pokud to nejde, můžeme zkusit aspoň jednu tichou hodinku denně, kdy nebudeme na příjmu ani přes e-mail, ani přes telefon. Samozřejmostí by mělo být využívání filtrování e-mailů a používání spamových filtrů. Vyřízené e-maily se doporučuje mazat nebo ukládat do archivačních složek, ale v každém případě neponechávat ve složce Doručená pošta.
Když e-mail otevřu, musím se co nejdříve rozhodnout o akci, která bude následovat: e-mail smažu, hned vyřídím, deleguji, odložím do archivační složky, anebo jeho zpracování odložím na později. V posledním případě je užitečné si e-mail označit (barvou, vlaječkou) dle toho, čeho se týká.
Platí také, že sami při psaní e-mailů bychom měli dbát na pravidla e-mailové etikety, například vhodně formulovat předmět e-mailu, psát stručně a k věci, nebo nezapomenout uvést podpis a kontaktní údaje. A v tomto musíme povzbuzovat i členy týmu a ostatní spolupracovníky.
Závěrem
E-maily a jejich vyřizování se staly běžnou součástí našeho pracovního života. Platí o nich, že mohou být vítaným pomocníkem. Nicméně je zapotřebí si osvojit základní pravidla jejich použití. Vítané samozřejmě je, aby tato pravidla vnímali a respektovali i naši spolupracovníci.
Více se (nejen) o práci s e-maily můžete dozvědět na našem kurzu Osvojte si pokročilé zásady time managementu.
Líbil se Vám příspěvek? Dejte o tom vědět jeho sdílením.