doc. Ing. Jana Matošková, Ph.D.
V článku Jak zvládnout zahlcení e-maily jsme se věnovali tomu, jak přistoupit k hromadě příchozích e-mailů. Jednou z žádoucích zásad je dodržovat pravidla e-mailové etikety a vést k tomu i své spolupracovníky. Jaká to jsou, si ukážeme v tomto příspěvku.
Co je to e-mailová etiketa
Obecně etiketou rozumíme soubor pravidel a zvyků, která jsou typická pro určitou skupinu či profesi. Jejich ovládnutí je znakem dobrého vychování a sociálně zodpovědného přístupu. A nejinak je tomu i v oblasti práce s e-maily.
Tím, jak se e-maily začaly víc a víc využívat pro komunikaci, se začala utvářet i žádoucí pravidla. Ta se samozřejmě liší v závislosti na kontextu – je trochu rozdíl, jestli posíláte e-mail kamarádovi, nebo obchodnímu partnerovi. Nicméně zejména v pracovním kontextu je užitečné pravidla e-mailové etikety znát a dodržovat. Přispívá to mimo jiné k vnímání Vaší osoby jako profesionála.
Pravidla e-mailové etikety
Pravidel, která se pojí s posíláním a přijímáním e-mailů je pochopitelně celá řada. Pojďme projít společně aspoň ta zásadní.
Zvážit vhodnost e-mailu
Jedním ze zásadních rozhodnutí je to, zda je e-mail vůbec pro danou situaci vhodným řešením. Neměli bychom používat e-mail ke sdělování špatných zpráv a choulostivých záležitostí. Zde je vhodnější je říci osobně, nebo dotyčné osobě zavolat. Obdobně pro urgentní záležitosti bychom měli volit raději telefon.
Neposílat e-mail v naštvání
Platí také, že e-mail neposíláme tehdy, když jsme na příjemce naštvaní či jsme rozrušení. Naše emoce se projeví ve stylu, jakým e-mail píšeme. Může to tak vést k vyhrocení konfliktu. Můžeme rozpoutat zběsilou výměnu e-mailů. Anebo dodatečně můžeme znění e-mailu odeslaného v této náladě litovat. Takže platí, nejprve „to“ rozdýcháme, klidně odložíme e-mail o hodinu nebo dokonce na druhý den, až pak pošleme odpověď.
Zvážit počet příjemců
Když nám přijde e-mail adresovaný více příjemcům, měli bychom si dvakrát promyslet použití tlačítka „odpovědět všem“. Skutečně naše reakce je zajímavá i pro všechny ostatní příjemce? Obdobně rozvážně bychom měli postupovat i v případě posílání kopií. Jsou skutečně kopie všem těmto lidem nezbytné? Sami si uvědomte, jaké pocity ve Vás vyvolává, když obdržíte nevyžádaný a nepotřebný e-mail.
Vyplnit předmět
Nikdy nezapomeneme při psaní e-mailu vyplnit řádek Předmět. Ten by měl vystihnout podstatu e-mailu. Formulujeme jej jasně, ale ideálně se všemi podstatnými informacemi. Někdy uvádíme dokonce i akci, kterou od příjemce očekáváme (například „jen pro informaci“, „poslat připomínky“). Šetříme tím čas nejen příjemci, ale i sobě. Může se nám totiž stát, že jednou budeme potřebovat e-mail dohledat. A to s nevhodně formulovaným předmětem bude časově náročnější.
Psát krátce, přehledně a předvídavě
E-mail se snažíme psát krátce a přehledně. Ideálem je vlézt se do pěti vět. Pokud už píšeme e-mail delší, členíme jej do odstavců. Ty můžeme pro větší přehlednost oddělit prázdnými řádky. Vyplatí se nám také předpovídat následnou otázku ze strany příjemce a odpověď na ni rovnou přidat do textu.
Začít přílohou
Přílohy k e-mail posíláme vždy jen ve standardních formátech (např. pdf) a přiměřeně velké. Nejednou se stane, že zapomeneme přílohu přiložit. Takovou malou vychytávkou je, že nejprve přiložíme všechny přílohy, a až pak začneme psát text. Pokud píšeme nový e-mail a nereagujeme na doručený, bývá užitečné vyplnit příjemce až na konec. Tak riziko, že pošleme jen text bez přílohy či naopak, výrazně snížíme.
Nezapomenout oslovení a pozdrav
E-mail není chat. Příjemce jej nemusí otevřít hned. A navíc chceme vytvářet dojem profesionála. Takže by nemělo chybět oslovení příjemce na začátku a pozdrav na konci.
Připojit podpis a kontakty
Neměli bychom zapomenout připojit podpis a kontaktní informace. Snažit se tipnout podle e-mailové adresy, kdo mi vůbec napsal, je pro příjemce nejen časově náročnější, ale nevytváří to v jeho očích ani dobrý dojem o odesílateli. Kontaktní informace zase svědčí o proklientském přístupu odesílatele. Když s ním chce následně příjemce navázat telefonický nebo poštovní kontakt, nemusí vyhledávat, jak se s vámi spojit – všechno má na jednom místě.
Zkontrolovat pravopis a gramatiku
Samozřejmostí by také mělo být, že před odesláním zkontrolujeme po sobě pravopis a gramatiku. Nechceme přece, aby si příjemce vytvořit mylný dojem o úrovni našeho vzdělání. A situace, kdy příjemce najde v pětiřádkovém e-mailu pět pravopisných chyb, určitě představě o naší kvalitě nepřidá.
Závěrem
E-maily se staly běžnou součástí našeho života. Mohou být vítaným pomocníkem, ale také významným žroutem našeho času. Snížit riziko e-mailového zahlcení můžeme i my sami tím, že budeme dodržovat základní pravidla e-mailové etikety. Nejsou složitá a pro jejich osvojení nemusíme hodiny studovat. Držíme palce, ať se dodržování výše uvedených pravidel stane Vašim novým návykem.
Více se (nejen) o práci s e-maily můžete dozvědět na našem kurzu Osvojte si pokročilé zásady time managementu.
Líbil se Vám příspěvek? Dejte o tom vědět jeho sdílením.