Čas je jediný zdroj, který nemůžeme doplnit. Buď jej v daný okamžik využijeme užitečným způsobem, nebo ho promarníme. Ač máme občas pocit, že tomu tak není, ve skutečnosti je volba vždy na nás. Pro týmové lídry je pochopení základní strategie pro řízení času o to důležitější, že tak mohou nejen zvýšit vlastní produktivitu, ale také nastavit standardy pro celý tým. Správné určení priorit a vedení příkladem má podstatný vliv na rozdíl mezi dobře fungujícím týmem a chaosem. Proto dnes představujeme 5 efektivních zásad řízení času, které vám pomohou vést tým úspěšněji.
Strategie pro řízení času
1️ URČUJTE PRIORITY
Americký prezident Dwight Eisenhower kdysi řekl: „Co je důležité, bývá zřídka naléhavé, a co je naléhavé, bývá zřídka důležité.“ Pokud dokážete rozlišovat mezi naléhavostí a důležitostí úkolu, bude to mít radikální pozitivní dopad na vaše výsledky. Poznat, co je naléhavé, nebývá problém. Větší výzvou je uvědomit si, co je důležité. Položte si otázky jako: Co se stane, když tento úkol odložím nebo vůbec neudělám? Má tento úkol strategický význam, nebo jde o něco operativního? Pomůže dokončení úkolu mému týmu nebo kolegům posunout se dál?
Následně použijte Eisenhowerovu matici, abyste si ujasnili, čemu věnovat pozornost:
- Důležité a naléhavé? Udělejte to hned!
- Důležité, ale nenaléhavé? Naplánujte si to do kalendáře. Na tento krok nezapomeňte – co není v diáři, se s velkou pravděpodobností neuskuteční.
- Naléhavé, ale nedůležité? Delegujte na schopného kolegu.
- Ani jedno? Klidně vynechte!
2️ DELEGUJTE
Snažíte se zvládnout všechno sami? Změňte to! Delegování není o přenášení práce – je to o posilování kompetencí vašeho týmu. Nechte třeba mladší kolegy připravit podklady na schůzku nebo reporty. Získají cenné zkušenosti. Navíc vy získáte čas, abyste se mohli zaměřit na strategické úkoly.
3️ VYHRAĎTE SI ČASOVÉ BLOKY PRO KOMPLEXNÍ ÚKOLY
Máte pocit, že vám den uteče v nekonečné sérii schůzek? Vyhraďte si v kalendáři konkrétní bloky na řešení problémů a náročných úkolů. Naučte váš tým, že během těchto bloků nechcete být rušeni. Bonusový tip: Chovejte se ke svým blokům jako ke schůzkám se svým nadřízeným – ty byste přece neodvolali, že? 😉
4️ ŘEKNĚTE ANO SYSTÉMU
Najděte si systém, díky kterému úkoly nezapadnou a budou se vám automaticky připomínat. Někomu funguje diář a seznam úkolů. Osahat si však můžete i pokročilejší nástroje a aplikace jako Trello, Asana nebo Monday.com. I prosté nastavení opakovaných připomínek úkolů a žádoucích návyků na mobilu, vám může ušetřit spoustu času a mentální zátěže. Automatizace je váš tajný spojenec!
5️ NASTAVTE SI HRANICE A JDĚTE PŘÍKLADEM
Jako lídr svým chováním ovlivňujete kulturu týmu. Respektujte svůj vlastní čas. Třeba tím, že budete začínat schůzky včas a končit je podle plánu. Utnete neplodné rozvláčné diskuse, které nevedou k akci. Nebo tím, že dokážete večer a o víkendu vypnout a odreagovat se od práce. Vaše hranice inspirují ostatní. Není potřeba, aby pracovali usilovněji, ale chytřeji.
Závěrem
Řízení času není ani tak o tom, jak stihnout víc. Je to hlavně o vytvoření prostoru pro to, na čem opravdu záleží: koučování týmu, podporu inovací a vedení s opravdovým pozitivním dopadem.
Osvojení si zásad pro řízení času podporuje nejen produktivitu vedoucího, ale celého týmu. Pokud máte zájem tuto svou dovednost posunout na další úroveň, kontaktujte nás. Rádi s vámi budeme spolupracovat na tom, abyste se stali lídrem, který váš tým inspiruje, rozvíjí a vede k překonávání očekávání.
Prozkoumejte naši nabídku kurzů, začtětě se do našich e-booků, nebo si rovnou rezervujte nezávaznou schůzku s koučem.