Jako vedoucí týmů jste už pravděpodobně o Eisenhowerovu principu (někdy nazývaném také Eisenhowerova matice) slyšeli. Podstata je jednoduchá, abychom zvládali bojovat s rozsáhlým seznamem úkolů, je zapotřebí rozdělovat úkoly na ty, co jsou naléhavé, a na ty, co jsou důležité.
Jak posoudit naléhavost a důležitost
Ujasnit si, jak moc je konkrétní úkol důležitý a na kolik je urgentní může být občas výzva.
K posouzení naléhavosti se může hodit tento postup:
- Zeptejte se sami sebe, jaké jsou důsledky odložení úkolu: Pokud by odložení úkolu mělo vážné následky, je pravděpodobně urgentní.
- Zvažte termín splnění: Úkoly s blížícím se termínem jsou obvykle urgentnější než ty, které mají více času.
- Posuďte, jak úkol ovlivňuje ostatní: Pokud na vašem úkolu závisí práce ostatních, může být urgentní.
- Zvažte, jak úkol zapadá do vašich dlouhodobých cílů: Úkoly, které přímo přispívají k vašim hlavním cílům, mohou být důležitější než ty, které mají menší dopad.
Pro posouzení důležitosti se hodí tato kritéria:
- Dopad na dlouhodobé cíle: Úkoly, které přímo přispívají k vašim hlavním cílům nebo projektům, jsou obvykle důležitější.
- Hodnota pro organizaci nebo tým: Zvažte, jaký přínos má úkol pro vaši organizaci nebo tým. Úkoly s vysokou přidanou hodnotou jsou důležitější.
- Osobní a profesní růst: Úkoly, které přispívají k vašemu osobnímu nebo profesnímu rozvoji, mohou být důležitější než ty, které tento růst nepodporují.
- Závislost ostatních: Pokud na splnění úkolu závisí práce ostatních, je pravděpodobně důležitý.
- Důsledky nesplnění: Zvažte, jaké budou důsledky, pokud úkol nesplníte. Vysoké negativní důsledky obvykle znamenají, že úkol je důležitý.
Jak Eisenhowerův princip aplikovat jako týmový lídr
Věděli jste, že za Eisenhowerovým principem se skrývá ještě něco víc než jen prioritizace? Eisenhower si totiž uvědomil, že neustálé reagování na urgentní úkoly vytváří v naší hlavě mentalitu „hasiče požárů“. To znamená, že místo dlouhodobého plánování a prevence se zaměřujeme na okamžité řešení vzniklých problémů, navíc často bez ohledu na dlouhodobé důsledky. Pokud fungujeme v tomto módu, zjišťujeme, že nám nezbývá prostor pro strategické plánování nebo rozvoj týmu. A právě tyto důsledky mohou následně vést k stagnaci firmy a následnému úpadku nebo u samotného lídra k vyhoření.
Pomoci vám mohou následující zásady:
- Ujasněte si s týmem, co znamená „urgentní“
Ne všechny úkoly jsou stejné. Nastavte jasné postupy pro eskalaci, aby vás neodváděly věci, které mohou počkat nebo které lze delegovat. - Podpořte samostatné rozhodování
Mnoho „urgentních“ úkolů vzniká, když ostatní potřebují rozhodnutí vedoucího. Pracujte na rozvoji svého týmu. Vybavte jej potřebnými nástroji a postupy. Podpořte jejich sebedůvěru. Tím přesunete mnoho úkolů do kvadrantu „delegovat“, což vám uvolní čas na strategické úkoly. - Proaktivně řešte kvadrant „Důležité, ale ne urgentní“
Tyto úkoly, jako je rozvoj týmu nebo plánování projektů, bývají často odkládány, dokud se nestanou urgentními. Naplánujte si v diáři pravidelný časový blok pro práci na tomto kvadrantu – je to investice do snížení výskytu budoucích krizí. - Pravidelně revidujte a reflektujte
Na konci každého týdne se ohlédněte a zhodnoťte, jak jste si vedli. Trávíte dost času v důležitých kvadrantech? Jak můžete upravit příští týden, abyste se více zaměřili na své dlouhodobé cíle?
Závěrem
Aplikace Eisenhowerova principu vám může pomoci nejen efektivněji řídit svůj čas, ale také zlepšit celkovou produktivitu a pohodu vašeho týmu. Klíčem je pravidelně revidovat své úkoly a zaměřovat se na ty, které mají největší dopad na vaše dlouhodobé cíle. Tímto způsobem se vyhnete mentalitě „hasiče požárů“ a vytvoříte prostředí, kde se můžete soustředit na strategický rozvoj a růst.
Osvojení si technik a principů řízení času podporuje nejen produktivitu vedoucího, ale celého týmu. Pokud máte zájem tuto svou dovednost posunout na další úroveň, kontaktujte nás. Rádi s vámi budeme spolupracovat na tom, abyste se stali lídrem, který váš tým inspiruje, rozvíjí a vede k překonávání očekávání.
Prozkoumejte naši nabídku kurzů a videokurzů, začtětě se do našich e-booků, nebo si rovnou rezervujte nezávaznou schůzku s koučem.