4. 4. 2020

Analýza intenzity sdílení znalostí v organizaci

Šetření se zaměřuje na tři základní aspekty sdílení znalostí, a sice na vnímání toku informací v organizaci, na dokumentování znalostí a na sdílení znalostí s cílem pomoci druhému. Věnuje pozornost i existenci překážek, které obvykle sdílení znalostí brání. Může se zaměřit rovněž na nástroje, které se obvykle pro sdílení znalostí používají, a zhodnotit jejich užitečnost, či na výkonnost organizace. Analýza je ideální pro organizace, které staví svou konkurenceschopnost na inovativnosti.

Tuto analýzu doporučujeme v případech, že:

  • máte pocit, že komunikace u Vás v organizaci nefunguje tak, jak by ideálně měla,
  • potřebujete zlepšit řešení problémů, např. máte pocit, že stále dokola „vynalézáte kolo“ a ztrácíte tak čas,
  • se potýkáte se ztrátami cenných znalostí (know-how), např. v důsledku odchodu seniorních zaměstnanců,
  • podstatou Vaší konkurenční výhody je intenzivní práce se znalostmi zaměstnanců a inovativnost,
  • cítíte potřebu změny v přístupu k zaměstnancům, nebo
  • Vám záleží na tom, jak Vás vnímají stávající zaměstnanci – pečujete o organizační kulturu,

a zároveň pociťujete nedostatek informací o následujících skutečnostech:

  • míře sdílení informací a znalostí v organizaci, a to mezi zaměstnanci či jednotlivými odděleními,
  • důvodech, proč zaměstnanci sdílí (nebo nesdílí) ve Vaší organizaci své znalosti a informace s ostatními.

FAQ

1) Proč si nechat analýzu udělat?

Sdílení znalostí snižuje riziko ztráty cenných znalostí v případě, že zaměstnanec opustí organizaci. Zároveň, dle výsledků řady studií, sdílení znalostí přispívá k vyšší produktivitě a vyšší výkonnosti organizace, k lepšímu a rychlejšímu řešení problémů, či k snižování nákladů. Nižší bývají například náklady na adaptaci nováčka v organizaci. Rovněž opakované použití znalosti a vyhnutí se opakování stejných chyb vede k snížení nákladů. Navíc sdílení znalostí podporuje inovativnost organizace a přispívá k lepšímu porozumění zákazníkům, dodavatelům a dalším zájmovým skupinám.

Analýzu lze využít jako základní krok k identifikaci prostoru pro zlepšení v oblasti podpory sdílení znalostí i ke zlepšení fungování organizace a mezilidských vztahů v organizaci. Získat můžete i představu, co je vhodné odbourat, neboť to již teď sdílení znalostí ztěžuje.

Nabízená analýza:

  • Zjišťuje míru sdílení znalostí v organizaci.
  • Ukazuje bariéry, které je vhodné odstranit, má-li dojít k intenzivnějšímu sdílení znalostí v organizaci.
  • Ukazuje, zda nástroje pro sdílení informací a znalostí, které mají zaměstnanci k dispozici, se jeví jako užitečné.
  • Shrnuje přednosti současného stavu a ukazuje prostor pro zlepšení.

Zobrazit odpověď k otázce

2) Komu je analýza určena?

Analýza je vhodná především pro management firem, který:

  • Chce zjistit, jak firmu vnímají zaměstnanci, a posílit angažovanost zaměstnanců.
  • Chce identifikovat případné bariéry sdílení znalostí v organizaci.
  • Potřebuje inspiraci a tipy, na co se zaměřit, pro zvýšení intenzity sdílení znalostí v organizaci.

Dotazník, jeho vyhodnocení a následná doporučení jsou vyvinuty pro potřeby středních a velkých firem. Využití je však možné i v menších organizacích či v nepodnikatelském sektoru. Velikost organizace a její typ je zohledňován v předkládaných doporučeních.

Zobrazit odpověď k otázce

3) V čem spočívá podstata nabízené analýzy?

Základním nástrojem pro sběr dat potřebných k analýze je dotazník, který sleduje tři základní aspekty sdílení znalostí (vnímání toku informací v organizaci, dokumentování znalostí a sdílení znalostí s cílem pomoci druhému) a existenci překážek, které často v organizacích sdílení znalostí brání. 

Zobrazit odpověď k otázce

4) Jaké moduly si v rámci této analýzy můžeme vybrat?

Dotazník se skládá z těchto modulů:

Modul 1: Sdílení znalostí v organizaci

Měří míru sdílení znalostí v organizaci, a to s ohledem na vnímání toku informací v organizaci, na dokumentování znalostí a na sdílení znalostí s cílem pomoci druhému. Zjišťuje také výskyt klasických bariér sdílení znalostí v organizaci.

Modul 2: Nástroje sdílení – volitelný

Obvyklé nástroje sdílení znalostí jsou hodnoceny z pohledu časové frekvence jejich využití a jejich vnímané užitečnosti jako základního faktoru ovlivňujícího jejich využívání.

Modul 3: Výkonnost organizace – volitelný

Zvýšení intenzita sdílení informací a znalostí se může promítnout do výkonosti organizace. Je vhodné před přijímáním opatření si ujasnit, jak na tom organizace aktuálně je, aby bylo možné posoudit dopad změn. V závislosti na typu a velikosti organizace mohou být v rámci tohoto modulu vyhodnocovány základní indikátory finanční výkonnosti organizace, inovační výkonnost organizace, marketingová a tržní výkonnost organizace a efektivita využití lidských zdrojů.

Zobrazit odpověď k otázce

5) Je možné identifikovat jednotlivé respondenty?

V rámci šetření jsou dodržována etická pravidla. Organizaci je předána souhrnná zpráva neumožňující identifikaci jednotlivých respondentů. Pokud se z organizace zapojí jen malý počet respondentů, nejsou z důvodu zachování anonymity respondentů vyhodnocovány identifikační otázky (věková kategorie, pohlaví, kategorie doby zaměstnání v organizaci apod.).

Zobrazit odpověď k otázce

6) Kolik analýza stojí?

Cena závisí na zvoleném počtu modulů, předpokládaném počtu respondentů, způsobu distribuce dotazníků, použitých jazykových mutacích a na domluveném způsobu předání výsledků. Součástí může být nejen zaslání výsledků e-mailem či prezentace výsledků v dané organizaci, ale také workshop navazující na výsledky a hledající cesty ke změně a dalšímu rozvoji.

Zobrazit odpověď k otázce

7) Jak náročná je administrace dotazníku?

V organizaci toto šetření vyplňují buď všichni zaměstnanci, nebo skupina zaměstnanců, u níž je sdílení znalostí zapotřebí vyhodnotit.

Před samotnou realizací je vhodné seznámit zaměstnance předem se záměrem provádět výzkum (např. prostřednictvím nástěnky, podnikového časopisu či porady). Zaměstnanci by také měli být informováni o důvodech, proč vedení podobný průzkum organizuje. Vedení by rovněž mělo zdůraznit zaručení anonymity údajů. Zaměstnanci nebudou nikde v dotazníku uvádět své jméno. Budou sice požádáni o vyplnění identifikačních údajů (pohlaví, věková kategorie, nejvyšší dosažené vzdělání, kategorie doby zaměstnání v organizaci), nicméně tyto údaje jsou při analýze brány v potaz, jen pokud se zapojí dostatečný počet respondentů z dané organizace, aby bylo možno zachovat anonymitu respondentů.

Sběr dat je založen na samovyplňování, tj. vyplňování je zcela v respondentově režii. Metoda samovyplňování je zvolena záměrně z důvodu její nižší finanční a organizační náročnosti, ale také psychicky vnímaného komfortu a klidu respondenta.

Dotazník je distribuován většinou elektronicky. Odkaz na dotazník mezi zaměstnance rozešle kontaktní osoba z dané organizace. Délku vyplňování dotazníku ovlivňuje počet modulů, které si zvolíte. Pokud byste si zvolili jen základní modul (Modul 1), tak vyplnění dotazníku trvá přibližně 10 minut.

Zobrazit odpověď k otázce

8) Máme mezi zaměstnanci cizince. Nabízíte dotazník i v angličtině?

Ano, dotazník pro sběr dat je k dispozici v české i anglické jazykové verzi. Také souhrnná zpráva může být v případě Vašeho zájmu napsána v angličtině

Zobrazit odpověď k otázce